Ön muhasebe nedir? Programı seçerken bakılacak 9 şey
Ön muhasebe günlük işlemleri (fatura, cari, tahsilat, stok) kaydeder; resmi defter ve beyanname mali müşavirin işidir. Ön muhasebe programı seçerken dokuz ölçüt ve sık yapılan hatalar.
Ön muhasebe, şirketin günlük para ve mal hareketlerini kaydetme işidir: kesilen ve alınan faturalar, cari hesaplar (kim bize, biz kime borçluyuz), tahsilat ve ödemeler, kasa-banka, stok giriş çıkışı. “Ön” denmesinin sebebi, bu kayıtların mali müşavirin tuttuğu resmi muhasebeye (defterler, beyannameler, e-defter) girdi olmasıdır. Ön muhasebeyi siz tutarsınız, resmi muhasebeyi mali müşaviriniz.
Ön muhasebe ile genel muhasebe farkı
| Ön muhasebe | Genel (resmi) muhasebe | |
|---|---|---|
| Kim tutar | Şirket (patron, ofis çalışanı) | Mali müşavir |
| Ne kaydeder | Fatura, cari, tahsilat, stok, kasa-banka, çek/senet | Yevmiye, defter-i kebir, mizan, beyanname, e-defter |
| Amaç | Günlük karar: kim borçlu, stok ne, nakit ne | Yasal yükümlülük, vergi |
| Zaman | Anlık | Ay sonu / dönem sonu |
İkisi birbirine veri aktarır: ön muhasebedeki faturalar mali müşavirin programına gider (e-fatura zaten dijital), mali müşavirin beyannamesi ön muhasebeye gelmez. Program seçerken bu aktarımın nasıl olduğu ilk sorulacak şeylerden.
Programı seçerken bakılacak 9 şey
- e-Belge: e-fatura, e-arşiv, e-irsaliye kesme ve gelen e-faturayı içeri alma programın içinde mi, özel entegratörle mi? Kesim başına ücret var mı?
- Cari ve yaşlandırma: müşteri ve tedarikçi bakiyesi, vadesi geçen alacaklar (30/60/90 gün) tek ekranda görülüyor mu? Bu, tahsilatın temelidir: tahsilat takibi nasıl yapılır.
- Stok: ürün kartı, barkod, depo, sayım; alış-satış stoktan düşüyor mu? Üretim yoksa bu kadarı yeter.
- Kasa-banka ve çek/senet: banka hareketlerini içe aktarma (Excel/MT940/API), çek-senet vade takibi.
- Mali müşavir aktarımı: mali müşavirinizin programına (Luca, Zirve, Logo vb.) aktarım biçimi; elle yeniden giriş gerektiriyorsa iki kez iş demektir.
- Raporlar: cari ekstre, satış raporu (ürün/müşteri/ay), KDV özeti, nakit akışı; Excel’e aktarım.
- Çoklu kullanıcı ve yetki: satışçı fatura kessin ama kasa göremesin; sahada sipariş alan kişi cariye baksın.
- Veri ve yedek: bulutta veri Türkiye’de mi, günlük yedek, dışa aktarma hakkı; sunucuda yedek disiplini sizde.
- Fiyat ve destek: aylık ücret, kullanıcı başı mı; destek Türkçe ve telefonla mı; deneme süresi var mı?
Sık yapılan üç hata
- Excel’de cari tutmak: bakiye doğru görünür, vade görünmez; tahsilat gecikir, kimse fark etmez.
- Satış ve muhasebeyi ayrı tutmak: sahada alınan sipariş ofise WhatsApp’la gelir, ikinci kez girilir; hata ve gecikme. Sipariş kaynağı (CRM/saha uygulaması) ile ön muhasebe konuşmalı.
- Programı mali müşavire seçtirmek: mali müşavirin rahat ettiği program sizin günlük işinize uymayabilir. Aktarım biçimini birlikte belirleyin, programı siz seçin.
Ne zaman ERP’ye geçilir?
Üretim, çok depo, satın alma planı ve İK aynı sistemde gerektiğinde; ön muhasebe bu noktada yetmez. Ayrıntı ve beş soruluk test: ERP nedir, ne zaman gerekir?. Ondan önce ön muhasebe + CRM ikilisi çoğu KOBİ’nin beş yılını götürür.
Özet
Ön muhasebe günlük karar için, resmi muhasebe yasa için. Program seçiminde e-belge, cari yaşlandırma ve mali müşavir aktarımı üç belirleyici ölçüt; gerisi konfor.
Sık sorulan sorular
Bu konuda yol arıyorsanız yazın
İhtiyacınızı anlatın; uygun çözümü ve doğru sırayı birlikte belirleyelim. Aynı gün arıyoruz.
İlgili yazılar
Tahsilat takibi nasıl yapılır? Sahada tahsilat, çek/senet ve vade
Alacak yaşlandırma, vade takvimi, sahada tahsilat kaydı, çek/senet ve gecikme aramaları için haftalık düzen. Küçük ekip için uygulanabilir tahsilat sistemi.
ERP nedir? Ne zaman gerekir, ne zaman gerekmez?
ERP şirketin stok, sipariş, satın alma, üretim ve muhasebesini tek veri tabanında birleştiren yazılımdır. Modülleri, CRM ile farkı, KOBİ için “gerekli mi” testi ve tipik geçiş hataları.
KDV tevkifatı nedir? Faturada nasıl gösterilir, kim öder?
KDV tevkifatında alıcı KDV’nin bir kısmını satıcı yerine doğrudan vergi dairesine öder. Tam ve kısmi tevkifat, oran mantığı (örneğin 5/10, 7/10, 9/10), faturada gösterim, kimlerin uyguladığı, sık hatalar ve programda ayar. Oranlar ve kapsam tebliğle değişir; mali müşavir teyidi şart.
Sizi arayalım
Adınızı ve telefonunuzu bırakın; mesai saatleri içinde aynı gün, dışında ertesi iş günü arıyoruz.
Numerus · Numerus Bilişim ekibi
Saha satış ve CRM yazılımı geliştiren ekip. Yazılar, müşteri sahasında gördüklerimizden ve kurduğumuz sistemlerden çıkar.