Plasiyer rut planı nasıl yapılır? Adım adım haftalık plan

Rut planı (rota planı), bir plasiyerin haftanın hangi günü hangi müşterileri hangi sırayla ziyaret edeceğini yazan listedir. İyi bir rut planı üç şeyi aynı anda dengeler: müşterinin ziyaret sıklığı (haftalık mı, iki haftada bir mi), plasiyerin günlük kapasitesi (kaç nokta) ve yol (aynı mahalledekiler aynı gün). Bu yazı sıfırdan kurmanın adımlarını ve her hafta tekrar etmemeniz için şablon mantığını anlatır.

Rut planı neden gerekli?

Plansız sahada üç şey olur: iyi müşteri her hafta gezilir, sessiz müşteri unutulur; plasiyer günü kendi bildiği yerlerde geçirir; yönetici “nereye gitti” sorusunu telefonla sorar. Planlı sahada ziyaret sıklığı müşterinin değerine göre belirlenir, yol kısalır, ölçüm mümkün olur: planlanan 40 ziyaret, gerçekleşen 34.

1. Nokta listesini ve bölgeyi netleştirin

Önce her plasiyerin sorumlu olduğu bölge ve bölgedeki nokta listesi çıkarılır: mağaza adı, kod, adres, koordinat, tür (market, bakkal, zincir), açık/kapalı. Koordinat yoksa haritada işaretleyin; rota sırası ve “konum dışı ziyaret” uyarısı buna dayanır. Listeyi Excel’den aktarıyorsanız Excel’den CRM’e geçiş yazısındaki temizlik adımları aynen geçerli.

2. Her noktaya ziyaret sıklığı verin

Her nokta aynı değerde değil. En basit sınıflama üç kademe: A haftada 1 (yüksek ciro/zincir), B iki haftada 1, C ayda 1. Ciro, potansiyel ve raf payı bu kararın girdisi. Sıklık, planın en önemli sayısıdır; kapasiteyi ve rutun döngüsünü belirler.

3. Kapasiteyi hesaplayın

Bir plasiyer günde kaç ziyaret yapar? Şehir içi market rutunda 12–20, geniş bölgede 8–12 tipik. Formül basit: günlük kapasite × haftalık gün sayısı = haftalık ziyaret. 15 × 5 = 75 ziyaret/hafta. Nokta listesinin aylık ziyaret toplamı (A×4 + B×2 + C×1) haftalık kapasitenin 4 katını aşıyorsa ya bölge fazla ya plasiyer eksik; plan bunu sayıyla gösterir.

4. Günleri coğrafyaya göre bölün

Haftanın her günü bir alt bölge: Pazartesi Kadıköy-Moda hattı, Salı Ataşehir… Aynı gün içinde sıra, sabah uzak noktadan başlayıp şirkete doğru dönecek şekilde kurulur. Harita üstünde 5 renkli küme çizmek, listede sıralamaktan daha hızlıdır. B ve C sınıfı noktalar iki ve dört haftalık döngüde aynı günün listesine dönüşümlü girer.

5. Haftalık şablonu kurun, her akşam rota üretilsin

Plan bir kez kurulur, her hafta yeniden yazılmaz. Haftalık şablon: plasiyer → gün → durak listesi. Sistem her akşam ertesi günün rotasını şablondan üretir; plasiyer sabah telefonda “bugün” listesini görür. Elle değişiklik (yeni müşteri, iptal) o günün rotasına yapılır, şablon bozulmaz.

• Şablonda durak notu tutulur: “dükkan 10:00’dan sonra açılıyor”, “arka kapıdan teslim”.
• Kapalı nokta şablondan düşer; “bekletilen” nokta (örneğin tadilat) tarihe kadar atlanır.
• Tatil ve izin günlerinde rota üretilmez; kaçan ziyaretler haftaya ötelenir.

6. Ölçün ve ayda bir düzeltin

Plan canlıdır. Her ay üç sayıya bakın: plan gerçekleşme oranı (gerçekleşen/planlanan), ziyaret edilmeyen A noktaları, konum dışı ziyaretler (noktadan 300 m’den uzakta başlatılan). Gerçekleşme %85’in altındaysa kapasite yanlış, A noktaları kaçıyorsa sıklık yanlış, konum dışı çoksa koordinat ya da disiplin sorunu var.

Excel ile mi, yazılımla mı?

İki plasiyere kadar Excel ile kurulabilir; ama rota üretimi, konum doğrulama ve fotoğraf kanıtı Excel’de yoktur. Yazılımın asıl faydası planı yapmak değil, her gün uygulandığını görmektir. Seçim ölçütleri için: saha satış ekibi takip programı seçerken 12 soru.