Tahsilat takibi nasıl yapılır? Sahada tahsilat, çek/senet ve vade

Satış yapmak kolay, tahsil etmek zor: çoğu KOBİ’de kâr kâğıtta vardır, kasada yoktur. Tahsilat takibi bir yazılım özelliği değil, haftalık bir düzendir; yazılım o düzeni görünür kılar. Bu yazı alacak yaşlandırmayı okumayı, sahada tahsilatın nasıl kaydedileceğini, çek/senet takibini ve gecikme aramalarının sırasını anlatır.

1. Alacak yaşlandırma: tek tablo

Yaşlandırma tablosu her müşterinin alacağını vadeye göre dilimler: vadesi gelmemiş, 1–30 gün geçmiş, 31–60, 61–90, 90+. Haftalık tahsilat toplantısının tek ekranı budur. Kural: 90+ dilimi büyüyorsa satış değil, tahsilat sorunu vardır; yeni sipariş o müşteriye vade kontrolüyle açılır.

B Gıda’ya bu hafta yeni sevkiyat yapılmaz; A Market’in 31–60 dilimi bu hafta aranır; C Bakkal plasiyer ziyaretinde tahsil edilir.

2. Vade takvimi: sipariş anında belli olsun

Vade, sipariş girilirken müşteri kartındaki standart vadeden gelir (peşin, 30, 45, 60 gün). Fatura kesildiğinde vade tarihi otomatik oluşur; tahsilat listesi bu tarihe göre sıralanır. Vadeyi plasiyer sahada değiştirebiliyorsa (“bu sefer 60 olsun”) yönetici onayı gerekir; yoksa vade disiplini bir ayda dağılır.

3. Sahada tahsilat kaydı

Plasiyer ziyarette nakit ya da havale aldığında kaydı o anda, o noktada açar: müşteri, tutar, yöntem (nakit/havale/çek), makbuz numarası; isteğe bağlı makbuz fotoğrafı. Ofise “bugün 12 bin topladım” diye akşam liste vermek iki hata üretir: eksik müşteri ve yanlış tutar. Ziyaret raporundaki tahsilat alanı bunun için var: mağaza ziyaret raporu şablonu.

4. Çek ve senet

Çek/senet tahsilat değil, vadeli tahsilat sözüdür. Kayıtta: keşideci, banka, vade, tutar, portföyde mi bankada mı (tahsile verildi / ciro edildi). Vade takvimi çeklerle birleşir; nakit akışı tablosunda çekler vade tarihinde nakit sayılır, karşılıksız riskini müşteri geçmişine göre ayrı işaretlersiniz. Karşılıksız çek yaşandıysa müşteri kartına not ve vade politikası değişikliği.

5. Gecikme aramalarının sırası

1. Vade −3 gün: nazik hatırlatma (SMS/WhatsApp şablonu): “… tarihli faturanızın vadesi 3 gün sonra.”
2. Vade +1: plasiyer bir sonraki ziyarette sorar; kayıt “söz verildi: tarih” olarak düşer.
3. +15: ofisten telefon; yeni sipariş vade kontrolüne bağlanır.
4. +45: yazılı ihtar, sevkiyat durur.
5. +90: hukuki süreç kararı; yaşlandırma tablosunda ayrı liste.

Her adım müşteri kartına aktivite olarak işlenir: kim aradı, ne söz verildi. Söz verilen tarih geçince otomatik görev açılır.

6. Ölçüm: iki sayı

Ortalama tahsilat süresi (DSO) = alacak / günlük ortalama satış. 30 gün vade veriyor, 58 günde tahsil ediyorsanız 28 günü siz finanse ediyorsunuz. Vadesi geçen alacak oranı = 1+ gün geçmiş / toplam alacak; %20’nin üstü alarm. İkisi de aylık grafikte izlenir; iyileşme haftalık düzenin sonucudur.

Zincir mağaza ve büyük müşteri

Zincirlerde tahsilat mutabakata bağlıdır: kesintiler (iade, promosyon, listeleme) düşülür, kalan vade sonunda ödenir. Mutabakatı ayın ilk haftası yapın; itiraz süresi kaçarsa kesinti kesinleşir. Ayrıntı: zincir mağazaya tedarikçi olmak.