e-Fatura nedir, kimler zorunlu, nasıl geçilir?
e-Fatura, GİB sisteminde elektronik düzenlenip iletilen faturadır. Zorunluluk mantığı (ciro eşiği, sektör, e-ticaret), e-arşiv ile farkı, geçiş adımları ve saha satışında e-belge akışı.
e-Fatura, kâğıt fatura ile aynı hukuki niteliğe sahip, GİB’in belirlediği standartta (UBL-TR) elektronik olarak düzenlenen ve alıcıya GİB sistemi üzerinden iletilen faturadır. Kâğıt basılmaz, kargolanmaz, kaybolmaz; alıcı da e-fatura mükellefiyse fatura doğrudan onun sistemine düşer. Türkiye’de e-dönüşümün omurgasıdır: e-arşiv, e-irsaliye ve e-defter onun üstüne oturur.
Kimler zorunlu? Üç kapı
Zorunluluk üç kapıdan gelir; birinden geçen mükellef genellikle izleyen yılın Temmuz ayı başından itibaren e-fatura düzenlemek zorundadır (tebliğdeki tarih kuralına göre):
- Ciro (brüt satış hasılatı) eşiği: yıllık hasılatı tebliğde belirlenen tutarı aşan tüm mükellefler. Eşik yıllar içinde düşürüldü; güncel tutar GİB duyurusundan kontrol edilir.
- Sektör: hasılattan bağımsız olarak bazı sektörler (örneğin akaryakıt, madeni yağ, tütün-alkol, e-ticaret aracıları, otel/konaklama, gayrimenkul ve motorlu taşıt ticareti gibi tebliğde sayılan gruplar).
- İnternet satışı: e-ticaret yapan mükellefler için daha düşük, ayrı bir hasılat eşiği.
Eşiğin altında olanlar isteğe bağlı geçebilir; müşterisi e-fatura mükellefi olan bir tedarikçi için bu çoğu zaman pratik zorunluluk haline gelir, çünkü büyük alıcı kâğıt fatura kabul etmez.
e-Fatura ile e-Arşiv farkı
| e-Fatura | e-Arşiv Fatura | |
|---|---|---|
| Alıcı | e-Fatura mükellefi | e-Fatura mükellefi olmayan (nihai tüketici, kayıtsız işletme) |
| İletim | GİB sistemi üzerinden alıcının sistemine | E-posta/SMS ya da kâğıt çıktı; GİB’e rapor |
| Kim düzenler | e-Fatura mükellefleri | e-Fatura mükellefleri (zorunlu) + tebliğdeki tutar eşiklerini aşan diğer mükellefler |
| Onay | Alıcı ticari faturayı kabul/ret edebilir | Tek yönlü |
Kural: karşı taraf e-fatura mükellefi mi diye sistem sorgular; mükellefse e-fatura, değilse e-arşiv düzenlenir. Yazılım bunu otomatik yapar; elle seçim hata kaynağıdır.
Geçiş adımları
- Mali mühür (tüzel kişi) ya da e-imza (gerçek kişi) alın: TÜBİTAK Kamu SM başvurusu.
- Yöntem seçin: GİB Portal (ücretsiz, düşük hacim, elle), özel entegratör (yazılımınızla entegre, hacimli kullanım için standart) ya da doğrudan entegrasyon (büyük şirket).
- GİB başvurusu: e-fatura uygulamasına kayıt; hesap açılınca alıcı listesinde görünürsünüz.
- Yazılım: ön muhasebe/ERP’de e-fatura modülü ya da entegratör bağlantısı; ürün, müşteri VKN/TCKN ve adres bilgileri eksiksiz olmalı.
- Test ve ilk fatura: entegratörün test ortamında birkaç belge; sonra gerçek. Kâğıt fatura kesmeye son.
- Arşiv: e-belgeler yasal süre boyunca (10 yıl) elektronik saklanır; entegratör saklama hizmeti sunar, yedeğini de siz alın.
Saha satışında e-belge akışı
Plasiyer sahada sipariş alır; fatura ofiste kesilir ya da sahada doğrudan e-arşiv/e-fatura düzenlenir. Sevkiyat varsa e-irsaliye devreye girer (e-İrsaliye nedir?). Doğru kurgu: sipariş saha uygulamasında → onay → fatura ön muhasebe/ERP’de → e-belge entegratöre → alıcıya. Aynı siparişin iki kez girilmemesi için sipariş kaynağı ile fatura kaynağı konuşmalı: ön muhasebe programı seçerken e-belge maddesi bunun için var.
Sık sorunlar
- Alıcı VKN hatalı: fatura GİB’de reddedilir; müşteri kartında VKN doğrulaması yapın.
- Ticari fatura / temel fatura karışıklığı: ticari faturada alıcı 8 gün içinde ret edebilir; itiraz süreçleri için ticari, aksi halde temel.
- İptal: e-fatura “iptal” değil, iade faturası ya da GİB iptal/itiraz portalı üzerinden; kâğıt mantığıyla “yırtıp atmak” yok.
- Entegratör değişimi: geçmiş belgelerin devri ve arşiv erişimi sözleşmede yazılı olsun.
Sık sorulan sorular
Bu konuda yol arıyorsanız yazın
İhtiyacınızı anlatın; uygun çözümü ve doğru sırayı birlikte belirleyelim. Aynı gün arıyoruz.
İlgili yazılar
e-İrsaliye nedir? Sahada sevkiyat ve e-irsaliye akışı
e-İrsaliye, sevk irsaliyesinin GİB standardında elektronik hali. Kimler zorunlu, e-irsaliye yanıtı ne, araçta ne bulunmalı, plasiyerin sıcak satışta irsaliye ve fatura akışı nasıl kurulur.
Ön muhasebe nedir? Programı seçerken bakılacak 9 şey
Ön muhasebe günlük işlemleri (fatura, cari, tahsilat, stok) kaydeder; resmi defter ve beyanname mali müşavirin işidir. Ön muhasebe programı seçerken dokuz ölçüt ve sık yapılan hatalar.
e-Dönüşüm takvimi: hangi belgeye ne zaman geçilir?
e-Fatura, e-arşiv, e-irsaliye, e-defter, e-SMM, e-müstahsil: geçiş tetikleyicileri (ciro eşiği, sektör, e-faturaya geçiş), geçiş süresi mantığı, şirket içi hazırlık takvimi ve program/entegratör adımları. Eşikler ve tarihler tebliğle değişir; mali müşavir teyidi.
Sizi arayalım
Adınızı ve telefonunuzu bırakın; mesai saatleri içinde aynı gün, dışında ertesi iş günü arıyoruz.
Numerus · Numerus Bilişim ekibi
Saha satış ve CRM yazılımı geliştiren ekip. Yazılar, müşteri sahasında gördüklerimizden ve kurduğumuz sistemlerden çıkar.