Mağaza ziyaret raporu nasıl olmalı? Örnek şablon ve 8 alan
Plasiyerin her ziyarette doldurması gereken alanlar, raf fotoğrafı kuralı, yöneticinin haftalık okuma düzeni ve kopyalanabilir bir ziyaret raporu şablonu.
Mağaza ziyaret raporu, plasiyerin bir noktaya gidip çıkana kadar ne gördüğünü ve ne yaptığını kaydeden formdur. İyi bir rapor iki kişiye hizmet eder: plasiyer bir dahaki ziyarette kaldığı yerden devam eder, yönetici sahayı gezmeden sahada ne olduğunu bilir. Kötü rapor uzundur, doldurulmaz ve kimse okumaz. Bu yazı sekiz alanlık kısa bir şablon, fotoğraf kuralı ve haftalık okuma düzeni öneriyor.
Raporun amacı: kanıt değil, karar
Ziyaret raporunu “plasiyer gitmiş mi” kanıtı olarak tasarlarsanız plasiyer onu sevmez ve baştan savma doldurur. Amaç karardır: hangi noktada raf kayboluyor, hangi üründe iade artıyor, hangi müşteri rakibe kaymak üzere. Kanıt (konum, fotoğraf, saat) sistemin otomatik aldığı arka plan verisidir; plasiyerin yazdığı kısım karara yarayan kısımdır.
Sekiz alanlık şablon
| # | Alan | Kim doldurur | Neden |
|---|---|---|---|
| 1 | Nokta ve zaman (giriş/çıkış) | Sistem | Rota gerçekleşmesi, ziyaret süresi |
| 2 | Konum doğrulaması | Sistem | Noktadan 300 m’den uzaksa işaret |
| 3 | Raf fotoğrafı (öncesi/sonrası) | Plasiyer | Raf payı, bulunurluk, rakip |
| 4 | Stok / bulunurluk (ürün başına var-yok) | Plasiyer | Eksik ürün → sipariş önerisi |
| 5 | Sipariş (ürün, adet) | Plasiyer | Ciro; muhasebeye aktarım |
| 6 | Tahsilat (tutar, yöntem) | Plasiyer | Cari takibi |
| 7 | Sonuç (satış / sipariş yok / kapalı / bekletildi + neden) | Plasiyer | Nedensiz “sipariş yok” bilgi değildir |
| 8 | Not (tek cümle) | Plasiyer | “Sahibi değişti, yeni sahip Ali Bey” |
Sekizden fazlası doldurulmaz. Sektöre özel ihtiyaçlar (son kullanma tarihi kontrolü, promosyon uygulanmış mı, rakip fiyatı) varsa ziyaret adımı olarak eklenir ve zorunlu/isteğe bağlı olduğu tenant ayarında belirlenir; böylece plasiyer her noktada aynı sırayı görür.
Fotoğraf kuralı: bir kare, bir amaç
Raf fotoğrafı ziyaret raporunun en değerli parçasıdır; ama “fotoğraf çek” demek yetmez. Kural: öncesi ve sonrası, aynı açıdan, ürün grubunun tamamı karede. Fotoğraf sistem tarafından noktaya, tarihe ve konuma bağlanır; plasiyerin galerisinden yüklenmez, o an çekilir. Yönetici fotoğraf akışında noktaya ve tarihe göre süzer. KVKK açısından rafta insan yüzü olmamasına dikkat edilir; müşteri personeli kadraja girmez.
Sonuç alanı: neden zorunlu
Ziyaretin sonucu dört seçenekten biri olmalı ve “sipariş yok” seçildiğinde neden sorulmalı: stok yeterli, fiyat itirazı, rakip kampanyası, yetkili yoktu, dükkan kapalı. Bu tek alan, ay sonunda “neden satış düştü” sorusunun cevabını verir. Kapalı nokta bekletilir: tarih verilirse o tarihe kadar rotadan düşer, tarih yoksa “biz arayana kadar” bekler.
Yöneticinin haftalık okuma düzeni (20 dakika)
- Plan vs gerçekleşen: planlanan 75 ziyaret, gerçekleşen 68; atlanan 7’nin nedeni.
- Konum dışı ziyaretler: noktadan uzakta başlatılanlar; tekrar edenler için konuşma.
- Sipariş yok nedenleri dağılımı: “fiyat itirazı” artıyorsa kampanya, “stok yeterli” artıyorsa sıklık düşürülür.
- Fotoğraf akışı: ürün grubu bazında raf payı; bir noktada üç haftadır ürün yoksa liste dışına çıkmıştır.
- Notlar: sahibi değişen, taşınan, kapanan noktalar için kayıt güncellemesi.
Bu düzen rapor yazılımdan geliyorsa 20 dakika, Excel’den derleniyorsa iki saat sürer. Rut planı ile birlikte düşünülmesi gerekir: plasiyer rut planı nasıl yapılır.
Kâğıt formdan dijitale geçerken
Kâğıt form iki şeyi kaybettirir: fotoğraf ve zaman damgası. Geçişte plasiyere üç şey verin: telefonla giriş (parola yok), çevrimdışı çalışma (bodrum kattaki market) ve tek ekranda sekiz alan. İlk hafta yalnız 1–3–7 alanlarını zorunlu yapın, ikinci haftadan sonra sipariş ve tahsilatı ekleyin. Program seçerken sorulacaklar: saha satış ekibi takip programı seçerken 12 soru.
Sık sorulan sorular
Numerus Saha ile rut, ziyaret ve fotoğraf tek ekranda
Plasiyer telefondan çalışır, yönetici sahayı anlık görür. 14 gün ücretsiz, kurulum bir gün.
İlgili yazılar
Plasiyer rut planı nasıl yapılır? Adım adım haftalık plan
Rut planı, plasiyerin hangi gün hangi noktalara gideceğinin haftalık listesidir. Bölge, ziyaret sıklığı ve kapasiteye göre kurmanın altı adımı; hazır şablon mantığı.
Saha satış ekibi takip programı seçerken 12 soru
Plasiyer takip, rota, ziyaret fotoğrafı, sipariş ve tahsilat: saha satış programı seçerken sorulacak 12 soru ve cevaplarda nelere dikkat edeceğiniz.
Sezon öncesi saha planı: yaz, bayram ve okul dönemi için 6 haftalık hazırlık
Sezonluk talep dalgası (yaz içecek, bayram şekerleme, okul kırtasiye, kış gıda) saha ekibini hazırlıksız yakalamasın: geçen sezonun verisi, nokta önceliği, rut ve sıklık değişimi, stok ve araç planı, raf/kampanya, hedef ve prim. 6 haftalık takvim ve kontrol listesi.
Sizi arayalım
Adınızı ve telefonunuzu bırakın; mesai saatleri içinde aynı gün, dışında ertesi iş günü arıyoruz.
Numerus · Numerus Bilişim ekibi
Saha satış ve CRM yazılımı geliştiren ekip. Yazılar, müşteri sahasında gördüklerimizden ve kurduğumuz sistemlerden çıkar.