e-Defter nedir? Berat, saklama ve sık hatalar
e-Defter, yevmiye ve kebir defterlerinin elektronik tutulup GİB’e berat ile bildirilmesidir. Kimler tutar, berat nedir ve ne zaman yüklenir, ikincil kopya saklama, geç yükleme ve düzeltme, muhasebe programından beklenenler. Süreler ve kapsam tebliğle değişir; mali müşavir teyidi.
Kâğıt yevmiye ve kebir defterlerinin noter tasdikli tutulduğu dönemin elektronik karşılığı e-Defter: defter kayıtları GİB’in belirlediği formatta oluşturulur, mali mühürle imzalanır ve her dönem için bir berat GİB’e yüklenir. Berat, o dönemin defterinin değişmediğinin kanıtıdır. İşletme sahibi için bilinmesi gereken kadarı aşağıda.
Kimler tutar?
Bilanço esasına göre defter tutan ve e-fatura uygulamasına geçen mükellefler e-defter tutar; ayrıca bağımsız denetime tabi şirketler ve belirli ciro eşiklerini aşanlar. e-Faturaya geçiş genellikle e-defteri de tetikler: e-Fatura nedir, kimler zorunlu?. İşletme defteri tutan küçük işletmeler kapsam dışındadır.
Berat nedir?
| Adım | Ne olur | Kim |
|---|---|---|
| 1. Defter oluşturma | Aylık yevmiye ve kebir dosyaları GİB formatında (XBRL-GL) üretilir | Muhasebe programı |
| 2. İmza | Dosyalar mali mühür/e-imza ile imzalanır | Şirket (mühür) ya da müşavir |
| 3. Berat | Dosyanın özet bilgisini içeren berat dosyası oluşturulur ve GİB’e yüklenir | Program/entegratör |
| 4. GİB onayı | GİB beratı imzalayıp geri verir; imzalı berat saklanır | GİB |
Beratlar aylık ya da geçici vergi dönemleri bazında, tebliğde yazılı sürelerde yüklenir. Süre kaçarsa defter “tutulmamış” sayılabilir; bu, KDV indirimlerinin reddi dahil ciddi sonuç doğurur.
Saklama: iki kopya
- Defter dosyaları ve imzalı beratlar yasal süre boyunca (VUK ve TTK süreleri) şirkette saklanır; silinmesi ya da bozulması defterin yokluğu demektir.
- Beratların ikincil kopyası GİB’in belirlediği saklama hizmetine ya da GİB sistemine yüklenir; “ikincil kopya” zorunluluğu tebliğde tanımlıdır.
- Uygulamada: mali müşavir + entegratör + şirket diski; üçünde de dosyalar olmalı, yılda bir açılıp doğrulanmalı.
Düzeltme ve geç yükleme
Berat yüklendikten sonra o dönemin kaydı değiştirilemez; düzeltme sonraki dönemde ters/tashih kayıtla yapılır. Geç yükleme için tebliğde “mücbir sebep” ve ek süre hükümleri vardır; mücbir sebep dışında gecikme cezalıdır. Ay kapanmadan mizan kontrolü (açık fiş, dengesiz kayıt, KDV uyumsuzluğu) berat öncesi rutin olmalıdır.
Programdan beklenenler
- GİB formatında defter üretimi ve berat oluşturma; entegratör bağlantısı.
- Berat öncesi kontrol raporu: dengesiz fiş, boş açıklama, eksik belge numarası.
- Yüklenen berat ve GİB onayının arşivi; dönem bazında indirme.
- Dönem kilitleme: berat sonrası kayıt değişikliğini engelleme.
e-Defter genellikle mali müşavirin programında üretilir; ön muhasebe temiz ve zamanında veri sağlar. Entegratörün rolü ve seçimi: özel entegratör nedir?.
Sık sorulan sorular
Bu konuda yol arıyorsanız yazın
İhtiyacınızı anlatın; uygun çözümü ve doğru sırayı birlikte belirleyelim. Aynı gün arıyoruz.
İlgili yazılar
e-Fatura nedir, kimler zorunlu, nasıl geçilir?
e-Fatura, GİB sisteminde elektronik düzenlenip iletilen faturadır. Zorunluluk mantığı (ciro eşiği, sektör, e-ticaret), e-arşiv ile farkı, geçiş adımları ve saha satışında e-belge akışı.
Özel entegratör nedir? e-Fatura için GİB portalı mı, entegratör mü?
e-Belge göndermenin üç yolu: GİB portalı, özel entegratör, doğrudan entegrasyon. Özel entegratör ne yapar, ne zaman gerekir, seçerken bakılacak 7 ölçüt (fiyatlama, saklama, API, kesinti, destek) ve muhasebe programıyla bağlantı.
e-Dönüşüm takvimi: hangi belgeye ne zaman geçilir?
e-Fatura, e-arşiv, e-irsaliye, e-defter, e-SMM, e-müstahsil: geçiş tetikleyicileri (ciro eşiği, sektör, e-faturaya geçiş), geçiş süresi mantığı, şirket içi hazırlık takvimi ve program/entegratör adımları. Eşikler ve tarihler tebliğle değişir; mali müşavir teyidi.
Sizi arayalım
Adınızı ve telefonunuzu bırakın; mesai saatleri içinde aynı gün, dışında ertesi iş günü arıyoruz.
Numerus · Numerus Bilişim ekibi
Saha satış ve CRM yazılımı geliştiren ekip. Yazılar, müşteri sahasında gördüklerimizden ve kurduğumuz sistemlerden çıkar.