e-Dönüşüm takvimi: hangi belgeye ne zaman geçilir?
e-Fatura, e-arşiv, e-irsaliye, e-defter, e-SMM, e-müstahsil: geçiş tetikleyicileri (ciro eşiği, sektör, e-faturaya geçiş), geçiş süresi mantığı, şirket içi hazırlık takvimi ve program/entegratör adımları. Eşikler ve tarihler tebliğle değişir; mali müşavir teyidi.
e-Dönüşüm tek bir tarih değil, birbirini tetikleyen bir zincirdir: ciro eşiği aşılır → e-faturaya geçilir → e-arşiv ve e-defter zorunlu olur → sevkiyat varsa e-irsaliye eklenir. Şirketin işi, hangi tetikleyicinin kendisine ne zaman dokunacağını önceden görmek ve geçişi son güne bırakmamaktır. Bu yazı takvimi tetikleyici mantığıyla anlatır.
Belgeler ve tetikleyicileri
| Belge | Ne | Tipik tetikleyici | Geçiş süresi mantığı |
|---|---|---|---|
| e-Fatura | Kayıtlı mükellefler arası fatura | Brüt satış hasılatı eşiği; belirli sektörler (e-ticaret, akaryakıt, ilaç vb.) eşiksiz | Eşiğin aşıldığı yılı izleyen yılın belirli ayı |
| e-Arşiv fatura | Kayıtsız alıcıya fatura | e-Faturaya geçiş; ayrıca tutar eşiği üstü belgeler için portal | e-Fatura ile aynı tarih |
| e-İrsaliye | Sevk irsaliyesi | e-Fatura + ciro eşiği ya da belirli sektörler | Şartın oluştuğu yılı izleyen dönem |
| e-Defter | Yevmiye ve kebir | e-Fatura + bilanço esası; bağımsız denetim | e-Fatura geçişini izleyen yıl başı (genellikle) |
| e-SMM | Serbest meslek makbuzu | Serbest meslek erbabı | Faaliyete başlamayı izleyen dönem |
| e-Müstahsil | Müstahsil makbuzu | Çiftçiden alım yapan e-fatura mükellefi | e-Fatura ile birlikte |
Eşik kontrolü her yıl kapanışında yapılır: “geçen yıl cirom eşiği aştı mı?” Cevap evetse geçiş tarihi bellidir ve geri sayım başlar. Belgelerin ne olduğu: e-Fatura, e-İrsaliye, e-Defter, e-Arşiv farkı.
Şirket içi hazırlık: geçişten geriye 12 hafta
| Hafta | İş | Sorumlu |
|---|---|---|
| −12 | Mali müşavirle kapsam ve tarih teyidi; hangi belgeler | Mali işler |
| −10 | Mali mühür başvurusu (TÜBİTAK Kamu SM); yeni şirkette e-imza | Yönetim |
| −9 | Entegratör seçimi ve sözleşme; program bağlantısı testi | Mali işler + bilişim |
| −6 | Müşteri ve tedarikçi kartlarında VKN/TCKN ve e-posta temizliği | Satış + muhasebe |
| −4 | GİB başvurusu ve test ortamında belge kesimi | Entegratör + mali işler |
| −2 | Personel eğitimi: fatura kesen, sevkiyat yapan, saha | Mali işler |
| 0 | Canlı: ilk belgeler; ilk hafta günlük kontrol | Herkes |
Veri hazırlığı
- Müşteri kartında VKN/TCKN zorunlu; e-fatura kayıtlı kullanıcı sorgusu bunun üzerinden yapılır.
- Ürün kartında birim, KDV oranı, varsa tevkifat kodu.
- Adres ve vergi dairesi alanları eksiksiz; e-belge şeması boş alan kabul etmez.
- Sevkiyat yapılıyorsa araç plakası, şoför bilgisi e-irsaliye için hazır.
Program ve entegratör
Ön muhasebe/ERP tüm e-belgeleri tek ekrandan kesip entegratöre göndermeli; e-defter genellikle mali müşavir programında. Entegratör seçimi ve üç yol: özel entegratör nedir?. Program seçimi: ön muhasebe programı seçimi.
Sık sorulan sorular
Bu konuda yol arıyorsanız yazın
İhtiyacınızı anlatın; uygun çözümü ve doğru sırayı birlikte belirleyelim. Aynı gün arıyoruz.
İlgili yazılar
e-Fatura nedir, kimler zorunlu, nasıl geçilir?
e-Fatura, GİB sisteminde elektronik düzenlenip iletilen faturadır. Zorunluluk mantığı (ciro eşiği, sektör, e-ticaret), e-arşiv ile farkı, geçiş adımları ve saha satışında e-belge akışı.
e-Defter nedir? Berat, saklama ve sık hatalar
e-Defter, yevmiye ve kebir defterlerinin elektronik tutulup GİB’e berat ile bildirilmesidir. Kimler tutar, berat nedir ve ne zaman yüklenir, ikincil kopya saklama, geç yükleme ve düzeltme, muhasebe programından beklenenler. Süreler ve kapsam tebliğle değişir; mali müşavir teyidi.
Müşteri verisi yurt dışına çıkabilir mi? KVKK’da yurt dışı aktarım
Yurt dışı sunucudaki CRM, e-posta, bulut depolama ve mesajlaşma uygulamaları KVKK’da “yurt dışına aktarım”dır. 2024 değişikliği sonrası üç yol: yeterlilik kararı, uygun güvenceler (standart sözleşme), istisnai açık rıza. KOBİ için pratik kontrol listesi. Avukat teyidi gerekir.
Sizi arayalım
Adınızı ve telefonunuzu bırakın; mesai saatleri içinde aynı gün, dışında ertesi iş günü arıyoruz.
Numerus · Numerus Bilişim ekibi
Saha satış ve CRM yazılımı geliştiren ekip. Yazılar, müşteri sahasında gördüklerimizden ve kurduğumuz sistemlerden çıkar.