KOBİ için KVKK uyumu: 12 maddelik kontrol listesi
Müşteri telefonu tutan her işletme KVKK kapsamındadır. Envanter, aydınlatma, açık rıza, VERBİS, saklama-imha, sözleşmeler, ihlal bildirimi, çalışan eğitimi, teknik önlemler: 12 madde, sorumlusu ve sık hatalar. Avukat teyidiyle uygulanır.
“Biz küçük şirketiz, KVKK bize uymaz” en pahalı cümlelerden biri. Müşteri yetkilisinin telefonu, personel bordrosu, kamera kaydı: hepsi kişisel veri; hepsi kapsamda. Uyum bir seferlik belge işi değil, on iki maddelik bir düzen. Liste aşağıda; her maddenin bir sorumlusu olmalı.
12 madde
| # | Madde | Ne yapılır | Sık hata |
|---|---|---|---|
| 1 | Veri envanteri | Hangi veri, kimden, neden, nerede, ne kadar süre | Envanter yok; “her şey Excel’de” |
| 2 | Hukuki sebep | Her veri işleme için sebep: sözleşme, yasal yükümlülük, meşru menfaat, açık rıza | Her şeye açık rıza istemek |
| 3 | Aydınlatma metni | Müşteri, personel, ziyaretçi, web formu için ayrı metin | İnternetten kopyalanan genel metin |
| 4 | Açık rıza | Yalnız gereken yerde; ayrı, açık, kanıtlanabilir | Sözleşmeye gömülü rıza |
| 5 | VERBİS | Kayıt yükümlülüğü eşiğini kontrol et; kapsamdaysan kaydol ve güncelle | Eşik değişti, kimse bakmadı |
| 6 | Saklama ve imha politikası | Her veri için süre; süre dolunca silme kaydı | Hiç silmemek |
| 7 | Veri işleyen sözleşmeleri | Bulut, muhasebe, kargo, SMS sağlayıcısıyla veri işleme sözleşmesi | Sözleşmesiz bulut kullanımı |
| 8 | Yurt dışı aktarım | Yurt dışı sunuculu araçlar için uygun yol | Fark edilmeden aktarım |
| 9 | Teknik önlemler | Yetki, iki aşamalı giriş, şifreleme, yedek, log | Ortak şifre |
| 10 | İhlal bildirimi | Sızıntıda 72 saat içinde Kurul’a, ilgili kişilere bildirim planı | Plan yok, panik |
| 11 | İlgili kişi başvurusu | “Verimi sil/ver” talebine 30 gün içinde cevap süreci | Cevapsız e-posta |
| 12 | Çalışan eğitimi | Yılda bir; yeni personelde ilk hafta | Eğitim yalnız yöneticide |
Nereden başlamalı?
- Envanter (1): bir hafta. Her bölümle 30 dakika: hangi veri, hangi programda, kim erişiyor.
- Hukuki sebep ve aydınlatma (2–3): avukatla iki hafta. Metinler envanterden çıkar; şablon değil.
- Teknik (9): hemen. İki aşamalı giriş ve ortak şifrelerin kaldırılması bir gün; en çok ihlali kapatan madde.
- Sözleşmeler ve aktarım (7–8): sağlayıcı listesi üzerinden: yurt dışı aktarım, bulut güvenliği soruları.
- Politika ve süreçler (5, 6, 10, 11): bir ay içinde; tek belge, kısa.
- Eğitim (12): bir saat, örneklerle; WhatsApp ve kişisel telefon konusu mutlaka: WhatsApp ile müşteri iletişimi.
Saha ekibi için özel notlar
- Raf ve mağaza fotoğrafında insan yüzü olmamalı; çekim amacı aydınlatmada yazmalı. Ayrıntı: saha fotoğraf kanıtı ve KVKK.
- Konum kaydı yalnız mesai içinde ve ziyaret amaçlı; personel aydınlatması ayrı.
- Müşteri yetkilisi telefonu kişisel telefonda değil, kurumsal sistemde durur; ayrılan personelde silinir.
Yıllık döngü
Her yıl aynı ay: envanter güncelle (yeni araç, yeni veri), VERBİS ve eşikleri kontrol et, saklama süresi dolan veriyi sil ve kaydet, eğitimi tekrarla, ihlal planını bir masa başı tatbikatla dene. Bir gün, on iki madde.
Sık sorulan sorular
Bu konuda yol arıyorsanız yazın
İhtiyacınızı anlatın; uygun çözümü ve doğru sırayı birlikte belirleyelim. Aynı gün arıyoruz.
İlgili yazılar
Müşteri verisi yurt dışına çıkabilir mi? KVKK’da yurt dışı aktarım
Yurt dışı sunucudaki CRM, e-posta, bulut depolama ve mesajlaşma uygulamaları KVKK’da “yurt dışına aktarım”dır. 2024 değişikliği sonrası üç yol: yeterlilik kararı, uygun güvenceler (standart sözleşme), istisnai açık rıza. KOBİ için pratik kontrol listesi. Avukat teyidi gerekir.
WhatsApp ile müşteri iletişimi: kurumsal kullanım ve KVKK
Satış ekibi WhatsApp kullanıyor; müşteri verisi kimin telefonunda? Kişisel hat, WhatsApp Business ve API farkı, KVKK’ya uygun kullanım kuralları ve mesajların CRM’e nasıl bağlanacağı.
e-Dönüşüm takvimi: hangi belgeye ne zaman geçilir?
e-Fatura, e-arşiv, e-irsaliye, e-defter, e-SMM, e-müstahsil: geçiş tetikleyicileri (ciro eşiği, sektör, e-faturaya geçiş), geçiş süresi mantığı, şirket içi hazırlık takvimi ve program/entegratör adımları. Eşikler ve tarihler tebliğle değişir; mali müşavir teyidi.
Sizi arayalım
Adınızı ve telefonunuzu bırakın; mesai saatleri içinde aynı gün, dışında ertesi iş günü arıyoruz.
Numerus · Numerus Bilişim ekibi
Saha satış ve CRM yazılımı geliştiren ekip. Yazılar, müşteri sahasında gördüklerimizden ve kurduğumuz sistemlerden çıkar.