Müşteri verisi yurt dışına çıkabilir mi? KVKK’da yurt dışı aktarım
Yurt dışı sunucudaki CRM, e-posta, bulut depolama ve mesajlaşma uygulamaları KVKK’da “yurt dışına aktarım”dır. 2024 değişikliği sonrası üç yol: yeterlilik kararı, uygun güvenceler (standart sözleşme), istisnai açık rıza. KOBİ için pratik kontrol listesi. Avukat teyidi gerekir.
Müşteri listesini yurt dışı sunuculu bir CRM’de tutmak, e-postayı yurt dışı sağlayıcıda barındırmak, WhatsApp’tan müşteri telefonu paylaşmak: hepsi KVKK’da yurt dışına kişisel veri aktarımıdır. Çoğu KOBİ bunu fark etmeden yapar. Yazı, 2024 değişikliğinden sonraki kuralları pratik dille anlatır.
Ne zaman “aktarım” sayılır?
- Kişisel veri (ad, telefon, e-posta, konum, fotoğraf) yurt dışındaki sunucuda depolanıyorsa.
- Yurt dışı merkezli bir hizmet sağlayıcı (bulut CRM, e-posta, mesajlaşma, analitik) veriye erişebiliyorsa.
- Yurt dışındaki bir grup şirketi ya da iş ortağına liste gönderiliyorsa.
Sunucunun Türkiye’de olması aktarımı ortadan kaldırır; sağlayıcının yurt dışından destek amaçlı erişimi ise ayrı değerlendirilir. Bu yüzden ilk soru her zaman “veri fiziksel olarak nerede ve kim erişiyor”.
2024 sonrası üç yol
| Yol | Ne demek | KOBİ için pratik |
|---|---|---|
| 1. Yeterlilik kararı | Kurul’un ülke/sektör/kuruluş için “yeterli koruma var” kararı | Karar varsa ek işlem yok; liste Kurul’da |
| 2. Uygun güvenceler | Kurul’un yayımladığı standart sözleşme, bağlayıcı şirket kuralları ya da yazılı taahhüt | En yaygın yol: sağlayıcıyla standart sözleşme imzalanır ve Kurul’a bildirilir |
| 3. Arızi haller | Açık rıza, sözleşmenin ifası gibi istisnalar; tek seferlik/arızi durumlar için | Sürekli bulut kullanımı için uygun değil; süreklilik “arızi” sayılmaz |
Eski düzende açık rıza ana yoldu; yeni düzende açık rıza istisnai ve arızi hallere çekildi. Sürekli kullanılan yurt dışı CRM ya da e-posta hizmeti için doğru yol standart sözleşmedir. Standart sözleşmenin Kurul’a bildirim süresi vardır (imzadan sonra kısa bir süre; güncel süreyi teyit edin).
KOBİ için kontrol listesi
- Kullandığınız tüm yazılımların listesi: hangisi kişisel veri tutuyor, sunucu nerede, sağlayıcı nerede.
- Türkiye’de barındırma seçeneği olanları o seçeneğe alın; aktarım sorunu kalmaz.
- Kalan yurt dışı hizmetler için: sağlayıcı yeterlilik kapsamında mı; değilse standart sözleşme imzalayın ve bildirin.
- Aydınlatma metnine yurt dışı aktarımı ve amacını yazın; VERBİS kaydınız varsa güncelleyin.
- Kişisel mesajlaşma uygulamalarında müşteri verisi paylaşımını kurumsal kanala taşıyın: WhatsApp ile müşteri iletişimi.
- Yıllık gözden geçirme: yeni araç eklendiğinde 1. adım tekrar.
Yazılım seçerken sorulacaklar
“Veri merkezi hangi ülkede?”, “Türkiye seçeneği var mı?”, “Standart sözleşmeyi imzalıyor musunuz?”, “Alt işleyicileriniz (destek, yedek) nerede?”. Cevaplar yazılı olmalı. Bulut sağlayıcı güvenlik soruları: bulut muhasebe güvenli mi?. Şirket genelinde uyum: KVKK uyumu kontrol listesi.
Sık sorulan sorular
Bu konuda yol arıyorsanız yazın
İhtiyacınızı anlatın; uygun çözümü ve doğru sırayı birlikte belirleyelim. Aynı gün arıyoruz.
İlgili yazılar
KOBİ için KVKK uyumu: 12 maddelik kontrol listesi
Müşteri telefonu tutan her işletme KVKK kapsamındadır. Envanter, aydınlatma, açık rıza, VERBİS, saklama-imha, sözleşmeler, ihlal bildirimi, çalışan eğitimi, teknik önlemler: 12 madde, sorumlusu ve sık hatalar. Avukat teyidiyle uygulanır.
WhatsApp ile müşteri iletişimi: kurumsal kullanım ve KVKK
Satış ekibi WhatsApp kullanıyor; müşteri verisi kimin telefonunda? Kişisel hat, WhatsApp Business ve API farkı, KVKK’ya uygun kullanım kuralları ve mesajların CRM’e nasıl bağlanacağı.
e-Dönüşüm takvimi: hangi belgeye ne zaman geçilir?
e-Fatura, e-arşiv, e-irsaliye, e-defter, e-SMM, e-müstahsil: geçiş tetikleyicileri (ciro eşiği, sektör, e-faturaya geçiş), geçiş süresi mantığı, şirket içi hazırlık takvimi ve program/entegratör adımları. Eşikler ve tarihler tebliğle değişir; mali müşavir teyidi.
Sizi arayalım
Adınızı ve telefonunuzu bırakın; mesai saatleri içinde aynı gün, dışında ertesi iş günü arıyoruz.
Numerus · Numerus Bilişim ekibi
Saha satış ve CRM yazılımı geliştiren ekip. Yazılar, müşteri sahasında gördüklerimizden ve kurduğumuz sistemlerden çıkar.