Sipariş yönetimi: sahadan depoya kesintisiz akış
Plasiyerin aldığı siparişin depoya, sevkiyata ve faturaya kopmadan ulaşması: 7 adımlı akış, her adımda kim ne görür, WhatsApp ile sipariş neden kopar, stok yetersizse ne olur, teslim yanıtı.
Sipariş sahada doğar, depoda hazırlanır, araçta teslim edilir, ofiste faturalanır. Dört el değiştirir; her el değişimi bir kopma noktasıdır. WhatsApp’tan gelen “5 koli daha ekle” mesajı en sık kopan yerdir. Bu yazı yedi adımlı akışı, her adımda kimin ne gördüğünü ve kopmaları önleyen kuralları anlatır.
Yedi adım
| Adım | Kim | Ne olur | Sistemde iz |
|---|---|---|---|
| 1. Sipariş | Plasiyer, noktada | Ürün, adet, fiyat, vade; müşteri onayı | Sipariş kaydı, konum, saat |
| 2. Kontrol | Sistem | Stok var mı, fiyat listeye uygun mu, cari limit aşıldı mı | Uyarı ya da otomatik onay |
| 3. Onay | Yönetici (gerekirse) | Limit aşımı, özel iskonto | Onay kaydı |
| 4. Hazırlık | Depo | Toplama listesi, parti seçimi, koli | Hazırlandı durumu |
| 5. Sevk | Depo/ofis | e-İrsaliye, araç ve rota ataması | İrsaliye numarası |
| 6. Teslim | Şoför/plasiyer | Teslim yanıtı: tam/kısmi/red; imza ya da fotoğraf | Teslim kaydı |
| 7. Fatura ve tahsilat | Ofis | e-Fatura, vade, tahsilat planı | Cari hareket |
Yedi adım tek kayıt üzerinde ilerler. “Sipariş nerede?” sorusunun cevabı durum alanıdır: alındı → onaylandı → hazırlanıyor → sevkte → teslim edildi → faturalandı. Müşteri de plasiyer de aynı durumu görür.
Kopma noktaları ve kural
- Sipariş mesajla geliyor. Kural: sipariş yalnız uygulamadan girilir; mesajla gelen sipariş plasiyer tarafından uygulamaya işlenir. İşlenmeyen sipariş yoktur. Neden: WhatsApp ile müşteri iletişimi.
- Stok yok, sipariş alındı. Kural: uygulama anlık stoğu gösterir; yoksa “bekleyen” işaretiyle alınır ve müşteriye tarih söylenir. Sürpriz eksik teslim, kayıp müşteridir.
- Fiyat farkı. Kural: fiyat listesi merkezden iner, iskonto yetkisi rol bazlıdır; yetki dışı iskonto onaya düşer.
- Depo kısmi hazırladı, kimse bilmiyor. Kural: kısmi hazırlık sistemde kalem bazında işaretlenir; plasiyer teslimden önce görür.
- Teslim edildi ama kayıt yok. Kural: teslim yanıtı zorunlu; yanıt olmadan fatura kesilmez.
Sıcak satışta akış kısalır
Sıcak satışta 1, 4, 5, 6 aynı ziyarette olur: plasiyer araçtaki stoktan verir, irsaliye/faturayı yerinde keser, tahsilatı alır. Akış kısalır ama iz aynıdır: araç stoğu düşer, cari hareket oluşur. İki modelin farkı: Sıcak satış ile soğuk satış.
Depo için iyi bir toplama listesi
- Rota sırasına göre gruplanmış: aynı araca binecek siparişler birlikte.
- Raf konumu sırasında: depocu depoyu bir kez dolaşır.
- Parti/SKT önerisi yazılı: FEFO gerektiren ürünlerde hangi parti.
- Koli/adet dönüşümü hazır: “3 koli (36 adet)”.
- Eksik kalem işaretleme: toplarken yoksa tek dokunuşla “eksik”, plasiyere bildirim.
Sistem gereksinimleri
Saha uygulaması (çevrimdışı çalışıp eşitleyen), stok ve fiyat listesiyle bağlantı, e-irsaliye/e-fatura kesimi, teslim yanıtı, durum takibi. Bunlar tek üründe olabilir ya da saha uygulaması + ERP/ön muhasebe entegrasyonuyla kurulur: ERP entegrasyonu nedir?. Saha tarafının seçimi: saha satış ekibi takip programı.
Sık sorulan sorular
Numerus Saha ile rut, ziyaret ve fotoğraf tek ekranda
Plasiyer telefondan çalışır, yönetici sahayı anlık görür. 14 gün ücretsiz, kurulum bir gün.
İlgili yazılar
Saha satış ekibi takip programı seçerken 12 soru
Plasiyer takip, rota, ziyaret fotoğrafı, sipariş ve tahsilat: saha satış programı seçerken sorulacak 12 soru ve cevaplarda nelere dikkat edeceğiniz.
Stok takip programı nasıl seçilir? FIFO, minimum stok, sayım
Stok takip programında aranacak 8 özellik: çoklu depo, barkod, parti/son kullanma tarihi, FIFO, minimum stok uyarısı, sayım, iade ve rapor. Sayım farkı neden çıkar, nasıl kapanır.
ERP projeleri neden başarısız olur? 7 neden ve önlemi
ERP geçişlerinin yarıya yakını takvimi ve bütçeyi aşar; bir kısmı terk edilir. Yedi neden: sahipsiz proje, süreçsiz yazılım, kirli veri, her modül ilk gün, eğitimsiz ekip, özelleştirme tuzağı, canlıya geçiş günü. Her biri için somut önlem ve 12 haftalık örnek takvim.
Sizi arayalım
Adınızı ve telefonunuzu bırakın; mesai saatleri içinde aynı gün, dışında ertesi iş günü arıyoruz.
Numerus · Numerus Bilişim ekibi
Saha satış ve CRM yazılımı geliştiren ekip. Yazılar, müşteri sahasında gördüklerimizden ve kurduğumuz sistemlerden çıkar.